Mínar síður félagsins færðar nær félagsmönnum

Eins og sagt var frá á síðunnni í morgun þá er búið að taka í notkun nýtt viðmót á Mínum síðum félagsins. Um leið var innleitt nýtt umsóknarferli fyrir mennta- og sjúkrastyrki og ný vefverslun opnuð.

Undanfarna mánuði hafa Eining-Iðja og önnur félög í Tótal félagakerfinu unnið að þróun nýs viðmóts fyrir Mínar síður, í samstarfi við Austurnet. Að baki verkefninu liggur umfangsmikil vinna við hönnun, uppbyggingu og forritun, þar sem þarfir félagsmanna hafa verið hafðar að leiðarljósi.

Með nýju útliti, einfaldara skipulagi og stórbættu símaviðmóti er markmiðið að gera félagsmönnum auðveldara að nýta þá þjónustu og réttindi sem þeim standa til boða. Sérstök áhersla er lögð á að einfalda styrkumsóknir og bæta aðgengi þeirra sem nýta þjónustuna í gegnum farsíma.

Ekki bara breytingar á útliti
Mínar síður gegna mikilvægu hlutverki í þjónustu félagsins. Þar geta félagsmenn meðal annars sótt um styrki úr sjóðum, bókað orlofseignir, tekið þátt í kosningum og nýtt sér vefverslun félagsins. Þjónustan gerir þeim kleift að sinna ýmsum erindum rafrænt, án þess að þurfa að hafa samband við skrifstofur félagsins. Viðmótið eins og það var hefur þjónað félagsmönnum vel í gegnum tíðina en hefur með árunum orðið umfangsmikið og að mörgu leyti þungt í notkun. Mikið magn upplýsinga á einum stað, flókið skipulag og of mörg skref að helstu aðgerðum hafa kallað á breytingar. Þá hefur kerfið einnig verið hægvirkt, sem getur haft áhrif á upplifun notenda. Endurbæturnar snúast því ekki eingöngu um nýtt útlit, heldur einnig um að endurskoða hvernig þjónustan er sett fram og hvernig félagsmenn nálgast hana.

Þarfir félagsmanna í forgrunni
Við endurhönnunina var ákveðið að horfa fyrst og fremst til raunverulegrar notkunar félagsmanna. Í stað þess að byggja áfram á því skipulagi sem fyrir var, hefur verið lögð áhersla á að greina hvaða erindi félagsmenn sinna helst og hvernig mætti einfalda leiðina að þeim.

Langalgengustu erindin á Mínum síðum tengjast umsóknum um styrki og bókunum á orlofseignum félagsins. Þar á eftir koma meðal annars kosningar og vefverslun.

Í nýja viðmótinu eru þessir þjónustuþættir gerðir sýnilegri strax á forsíðu. Þar tekur skýrt yfirlit yfir helstu aðgerðir á móti félagsmanninum, svo sem styrkumsóknir, orlofseignir, kosningar og vefverslun. Einnig verður hægt að nálgast upplýsingar um eigin störf og eldri útgáfu kerfisins.

Óþarfa upplýsingar hafa verið fjarlægðar, framsetning þeirra einfölduð og helstu aðgerðir gerðar aðgengilegri. Þannig eiga félagsmenn auðveldara með að átta sig á þeim möguleikum sem þeim standur til boða. Áfram verður þó hægt að opna gömlu félagasýnina ef félagsmenn eru að leita eftir sértækum upplýsingum.

Styrkumsóknir skref fyrir skref
Ein umfangsmesta breytingin felst í nýju umsóknarferli um styrki úr sjóðum félagsins. Þar hefur verið lögð áhersla á að gera ferlið skýrara frá upphafi til enda.

Í nýja viðmótinu er félagsmaðurinn leiddur í gegnum umsóknarferlið með skýrum og einföldum hætti. Fyrst er valinn styrkjaflokkur, svo sem heilsa, menntun eða sjúkradagpeningar, og því næst sú styrktegund sem sótt er um.

Þegar styrktegund hefur verið valin birtast upplýsingar um viðkomandi styrk, ásamt yfirliti yfir þau fylgigögn sem þurfa að fylgja umsókninni. Þannig getur félagsmaður kynnt sér skilyrðin og undirbúið nauðsynleg gögn áður en hann heldur áfram.

Í framhaldinu er hægt að hlaða upp fylgigögnum, svo sem greiðslukvittunum, og skrá upplýsingar um þau. Kerfið gerir jafnframt ráð fyrir að félagsmenn geti yfirfarið og uppfært samskipta- og bankaupplýsingar sínar áður en umsóknin er send.

 Áður en umsókn er send inn birtist heildaryfirlit yfir skráðar upplýsingar og fylgigögn. Þar getur félagsmaður yfirfarið umsóknina og breytt upplýsingum eftir þörfum. Einnig verður hægt að vista ókláraða umsókn og ljúka henni síðar, til dæmis ef nauðsynleg fylgigögn eru ekki tiltæk þegar byrjað er að fylla hana út.

Með þessu er stefnt að því að draga úr líkum á ófullnægjandi umsóknum og auðvelda afgreiðslu þeirra, bæði fyrir félagsmenn og starfsfólk félagsins.

Mínar síður í vasanum
Ein mikilvægasta nýjungin er stórbætt símaviðmót. Sífellt fleiri nýta stafræna þjónustu í gegnum farsíma en kerfið sem notað var  var ekki nægilega vel aðlagað minni skjám.

Við hönnun nýja viðmótsins hefur því verið lögð sérstök áhersla á að þjónustan sé einföld og aðgengileg óháð skjástærð. Skýrari valmyndir, stærri aðgerðafletir og einfaldari framsetning upplýsinga eiga að auðvelda félagsmönnum að sinna sínum erindum í símanum.

Þannig verður hægt að sækja um styrki, skoða orlofskosti og nýta aðra þjónustu félagsins á þægilegri hátt, hvort sem félagsmaðurinn er heima við tölvuna eða á ferðinni með símann.

Þróunin heldur áfram
Nýja viðmótið er í stöðugri þróun og áfram verður unnið að útfærslu og endurbótum. Endurgjöf félagsmanna er mikilvægur þáttur í þróunarvinnunni enda er markmiðið að þjónustan taki mið af þörfum þeirra sem nota hana. Með endurbótunum vill félagið tryggja að stafræn þjónusta þróist í takt við breyttar væntingar og notkunarvenjur félagsmanna.