Austfirskt hugvit sparar verkalýðshreyfingunni tugi milljóna króna

Í síðasta fréttabréfi AFLs Starfsgreinafélags var stiklað á mjög stóru í sögu Tótal félagakerfis sem Eining-Iðja tók í notkun 1. nóvember sl. Hér má finna hlekk á fréttabréfið - umfjöllunin er á bls. 2 og 3, en hana má einnig lesa hér á eftir. 

Dæmi eru um að verkalýðsfélög hafi sparað sér tugi milljóna í kostnað eftir að hafa innleitt félagakerfið Tótal. Kerfið varð til í samvinnu AFLs Starfsgreinafélags og Austurnets, hugbúnaðarfélags á Egilsstöðum.

Sverrir Albertsson, framkvæmdastjóri AFLs segir að félagið hafi árið 2007 sett upp Sharepoint vinnuumhverfi og síðan fengið Austurnet til að þróa það frekar. Sverrir rifjar upp að AFL hafi þá notað félagakerfið Bóta sem hafi verið gott á sínum tíma en hafi verið að úreldast. „Það voru kröfur frá félagsmönnum AFLs að geta bókað orlofsíbúðir sjálfir á vefnum – en á þessum tíma þurfti fólk að koma á skrifstofur okkar og þá með peninga til að geta fengið orlofshús eða íbúð” segir Sverrir. Árið 2011 fór AFL að kanna þau orlofskerfi sem í boði voru en úrvalið var takmarkað og það sem kom helst til greina var of dýrt. „Það var rukkað mánaðarlega fyrir hvern félagsmann, fyrir hvert orlofshús og hvern starfsmann félagsins. Við sáum fram á verulegan mánaðarlegan rekstrarkostnað til allrar framtíðar, auk þess sem sveigjanleikinn í kerfinu var mjög lítill að okkar mati,” segir Sverrir.

Í upphafi var orlofskerfi
Þeir forritarar Austurnets sem til þessa höfðu mest aðstoðað AFL, Tjörvi Hrafnkelsson og Ágúst Ólafsson, voru að mestu komnir í erlend verkefni en þeir Sigurður Behrend og Garðar Valur Hallfreðsson voru lausir.

„Við Þorkell Kolbeins og Gunnar Smári Guðmundsson, starfsmenn AFLs, vorum aðallega í þessari rýningarvinnu og gerðum síðan minnisblað til stjórnar félagsins, sem ákvað að kanna möguleika á að Austurnet gerði sjálfstætt orlofskerfi fyrir félagið, segir Sverrir.

Þeir töldu sig geta skrifað nothæft orlofsbókunarkerfi fyrir um 28 milljónir króna. „Þetta var vissulega nokkuð stórt verkefni fyrir okkur, en við mátum það vel framkvæmanlegt,” segir Garðar Valur.

Hann bætir við að þeir hafi verið komnir með skýra mynd af því hvað þeir vildu gera eftir að hafa skoðað önnur kerfi, en ýmsar kröfur AFLs hafi komið á óvart og flækt málin. „Til dæmis lagði félagið áherslu á að hægt væri að greiða orlofsbókanir með bankakröfum – en það gerði ekkert kerfi, sem við vissum um, á þessum tíma. Einnig vildu þeir hafa „staðfestingargjald” en hefðbundið er í vefverslun að allt kaupverð er greitt í einu og þá með korti. Svo bættist við að félagið vildi að fyrsta nóttin væri dýrari en þær sem á eftir koma – þannig að við urðum að vera með „upphafsgjald”. Þetta þýddi að við urðum að skrifa smá-bókhaldshluta inn í bókunarferilinn. Þetta var mikill lærdómsferill fyrir okkur öll” segir Garðar.

„Varðandi hugbúnaðarþróun töluðum við ekki sama tungumál og starfsfólk félagsins. Við urðum að læra að skilja hvað þau voru að tala um og þau að læra að skilja hvað við vorum að tala um, en þetta var skemmtilegt verkefni og við lærðum að vinna saman,” segir hann frekar.

Áætlanir stóðust
Hann rifjar líka upp að stundum hafi margt gengið á. „Þegar um vika var í gangsetningu orlofskerfisins kom framkvæmdastjóri félagsins til okkar og spurði: „hvað með aðgangskerfið?”. „Hvaða aðgangskerfi?” spurðum við á móti og höfðum ekki heyrt um neitt aðgangskerfi. Þá kom í ljós að félagið var með aðgangskerfi að íbúðum sínum í Reykjavík og stjórnaði þannig opnun íbúðanna í gegnum félagsskírteini félagsmanna. Okkur tókst samt að skrifa okkur á móti aðgangskerfinu,” segir Garðar. Þegar kerfið fór í loftið – opnaði það sjálfvirkt á kort félagsmanna í fullgreiddum bókunum.

Sverrir segir að sú vegferð sem lagt var af stað í árið 2011 hafi staðist. „Það er ekki oft sem áætlanir í hugbúnaðargerð standast bæði hvað varðar tíma og kostnað en orlofskerfið fór í loftið fyrir innan við 30 milljónir króna og um það bil á þeim tíma sem við höfðum áætlað, í apríl 2013.” Síðan hefur þróun kerfisins haldið áfram og það verið mikið endurbætt.

Þýðir ekki að senda alla peninga af svæðinu
Árin 2014-16 var rólegt í vinnu Austurnets fyrir AFL en á sama tíma voru miklar breytingar hjá fyrirtækinu. Þeir sem höfðu verið í erlendu verkefnunum seldu sig út og tóku verkefnin með sér en eins konar innanlandsdeild Austurnets, sem þau Þórunn Hálfdánardóttir, Erlingur Þórarinsson og Unnar Erlingsson mynduðu, auk Garðars og Sigurðar keypti hina út og hélt áfram.

Um þetta leyti fór AFL að ræða möguleikann á að gera heilt félagakerfi sem tæki á móti skilagreinum, héldu utan um dagpeninga og styrki, skeyti og fleira. Garðar segir að Austurnetsfólki hafi fundist hugmyndirnar yfirþyrmandi í fyrstu. „Við vorum þarna nokkrir forritarar á Austurlandi og verkalýðsfélagið vildi fá heilt félagakerfi. Við vorum að pæla: „Hvað erum við að vilja upp á dekk? En félagið virtist treysta okkur – og það hafði áhrif,” segir Garðar.

Sverrir segir það hafa verið ákveðið prinsippmál að gefa Austurneti tækifærið. „Okkur datt eiginlega ekkert annað í hug. Það þýðir ekkert að tala í ræðum um að treysta á atvinnulífið á svæðinu en senda svo alla peninga suður eða erlendis. Orlofskerfið virkaði vel og þótt að það sem við værum þarna að biðja um væri miklu stærra kerfi var það að okkar mati ekkert flóknara – en við erum bara leikmenn!” – segir Sverrir og hlær. „Við vísuðum tæknilegu pælingunum bara til þeirra.”

Yfir tuttugu félög
Austurnet skilaði sinni vinnu vel og þróunin hélt stöðugt áfram. Ný áskorun fyrir forritarana – og vendipunktur í sögu kerfisins – var árið 2021, þegar Verkalýðsfélagið Hlíf í Hafnarfirði óskaði eftir aðgangi. Þá þurfti að endurskrifa félagakerfið fyrir fleiri notendur. Meðal annars þurfti að huga að viðmótinu. „Hér og þar mátti sjá nánast persónuleg skilaboð til starfsmanna AFLs” segir Sverrir. „Innkoma Hlífar kenndi okkur mikið og var auðvitað smá réttlæting fyrir okkur sem höfðum barist fyrir kerfinu.”

Árið 2022 óskaði Efling eftir að kaupa sig inn í kerfið og stuttu síðar bættust Aldan í Skagafirði og Stéttarfélag Vesturlands við. Með því dreifðist kostnaðurinn á fleiri aðila, sem um leið gaf þróuninni aukinn kraft. Fimmtán verkalýðsfélög eru núna fullgildir aðilar að kerfinu og sex eru í innleiðingarferli. Í síðasta mánuði tók kerfið á móti um 2.000 orlofshúsabókunum og 260.000 skilagreinum, sem gerir það trúlega að stærsta félagakerfi fyrir launafólk á Íslandi.

Félögin kaupa sig inn í kerfið og eignast þar með hluta í kóðanum sem er nokkuð einstakt fyrir hugbúnaðargeirann. Það er óhagnaðardrifið, sá arður sem verður til nýtist áfram í þróunina. „Mörg hugbúnaðarfyrirtæki taka stórfé fyrir að skrifa hugbúnað en viðskiptavinurinn á samt ekki hugbúnaðinn heldur verður að leigja hann til allrar framtíðar. Starfsmenn Austurnets voru mjög heiðarlegir með þetta og AFL átti allan hugbúnaðinn – og setti hann svo inn í Félagakerfið Tótal ehf. og það var grunnurinn að því sem félögin eiga í dag,“ segir Sverrir.

Öflugt greiningartæki
Garðar segir undirstöður kerfisins vera mikilvægar. Lítið félag hafi aðgang að sömu greiningartólum og þau stærri. Lykilstyrkur Tótal sé að sameina í eitt það sem mörg kerfi gerðu áður. Það leiði til mikils hagræðis fyrir verkalýðsfélögin.

„Þau höfðu mörg takmarkaða innsýn í samsetningu félaganna. Nú sjá þau í rauntíma hvað er greitt inn í félagið og eftir hvaða kjarasamningi. Í gegnum það sést þróun launa á tilteknu starfsviði á félagssvæðinu. Út frá þeim gögnum sem koma inn í Tótal verður það öflugt tæki í verkalýðsbaráttunni.“

Atvinnusköpun á Austurlandi
Hjá Austurneti starfa að jafnaði sjö starfsmenn í dag. Félagið er með fleiri verkefni en Tótal er það stærsta og áætlar Garðar að það standi undir um helmingi stöðugildanna á ársgrundvelli. Það myndar þannig kjölfestuna í starfsemi austfirsks hugbúnaðarhúss.

Garðar segir það hafa skipt miklu máli að AFL hafi valið að treysta Austurneti fyrir vinnunni. „Ef ég horfi til baka þá er ég hreinlega ekki viss um að Austurnet eða innlandsdeild Austurnets væri yfirhöfuð til í dag ef AFL hefði ekki komið til okkar með orlofskerfið og síðar félagakerfið. Það er mjög virðingarvert að stór austfirskur aðili hafi þorað að stíga þessi skref með okkur litla hugbúnaðarfyrirtækinu. Þetta byrjaði smátt og varð stærra.”

Að mati Garðars er hægt að læra af þessu að máli skipti að stunda viðskipti í heimabyggð. „Það er leitað til okkar með ýmis tölvumál, þetta styður hvert við annað. Ef það er vilji í nærsamfélaginu til að byggja upp fjölbreytileika í atvinnulífinu þá verðum við að þvinga okkur eins og við getum til þess. ”

Austurnet skilar svo aftur út í samfélagið, meðal annars með tölvunarfræðikennslu í Menntaskólanum á Egilsstöðum og að taka að sér háskólanema sem eru að vinna lokaverkefni. Að hluta til varð Austurnet til utan um fullorðið fólk á Austurlandi sem fór í tölvunarfræðinám. „Þegar ég fór í námið 2010 datt mér ekki í hug að ég gæti starfað við hugbúnaðargerð á Egilsstöðum. Ég hugsaði aldrei um það í náminu að geta búið hér. ”

______

Mikið gæfuspor að taka Tótal upp
Eining-Iðja í Eyjafirði hóf að nota Tótal þann 1. nóvember síðastliðinn. Tryggvi Jóhannsson, varaformaður Einingar-Iðju í Eyjafirði, segir það hafa verið gert að vandlega athuguðu máli í samstarfi við hugbúnaðarráðgjafa sem skoðaði hvað var í boði, bæði hérlendis og erlendis. „Einn starfsmaður þeirra sagði að ef hann væri að ráðleggja ömmu sinni þá væri það Tótal.

Það var mikið gæfuspor fyrir Einingu-Iðju að taka það upp. Það er einfalt fyrir starfsfólk að nálgast upplýsingar þegar unnið er í ákveðnum málaflokkum og gott aðgengi að upplýsingum í daglegum störfum. Þannig skiljum við félagið betur. Kerfið er líka reglumiðað sem mér finnst gott.“

Eining-Iðja vinnur nú að því að loka öðrum kerfum. Þegar því er lokið kemur ábatinn að fullu í ljós. „Rafræn kosning um kjarasamning kostar á aðra milljón ef hún er keypt annars staðar frá. Við höfum líka verið með samninga við símafyrirtækin um SMS-sendingar. Mér sýnist á öllu að fjárhagsábatinn verði verulegur.“

Tryggvi er ánægður með þjónustu Austurnets. „Kerfið er þróað af stéttarfélagi fyrir stéttarfélög en að vera á meðal eigenda gefur okkur einstakt tækifæri til að hafa áhrif á þróun kerfisins. Við erum í mikilli nálægð við Austurnet og eigum skemmtileg samtöl um það hvernig hægt sé að gera kerfið enn betra.“

 _____

Getur verið fyrirmynd frekari samvinnu
„Við gátum tekið innheimtu iðgjalda beint til okkar en við höfðum áður greitt lífeyrissjóðunum fyrir hana. Það sparar okkur 40-60 milljónir á ári,“ segir Benóný Harðarson, fagstjóri kjarasviðs hjá Fagfélögunum.

Þar tóku Rafiðnaðarsambandið, VM – Félag vélstjóra og málmtæknimanna og Matvís upp Tótal um síðustu áramót. „Félögin eru með um 60 kjarasamninga og fyrir rafrænar kosningar hefur þurft að greiða hundruð þúsunda í hvert skipti. Þessu til viðbótar verður til vinnusparnaður með að halda betur utan um launagögn. Þegar við höfum innleitt kerfið að fullu og lagt öðrum gerum við ráð fyrir sparnaði upp á 60-80 milljónir á ári.

Miðað við fyrstu þrjá mánuðina gengur innheimtan jafnvel enn betur þannig að tekjur félaganna aukast. Það er utan við þessa tölu,“ segir Benóný.

Hann er ánægður með það hvernig innleiðingin gekk, ekki síst að kostnaðaráætlunin hafi „staðist upp á tíkall.“ Benóný telur vera hægt að halda áfram að þróa samvinnu verkalýðsfélaga út frá Tótal. „Þetta er samvinnufélag stéttarfélaga, rekið án hagnaðarsjónarmiða. Ég tel að við getum lækkað okkar kostnað með enn frekari samvinnu.“

_____

Hver eru samstarfsfélögin?
Rekstur félagakerfisins Tótal er óvenjulegur um margt. Kerfið er í almennu hlutafélagi þar sem rekstrarkostnaður hvers mánaðar er innheimtur af notendum með ákveðinni reikniformúlu en enginn arður lagður á eða væntur hagnaður. Félagið á aðeins að standa undir kostnaði.

Aðstoð sem ný félög fá, þ.e. kennsla og leiðbeiningar um notkun kerfisins, fer aðallega fram með „jafningjaaðstoð“ – þ.e. starfsmenn verkalýðsfélaga sem þegar nota kerfið, leiðbeina starfsmönnum nýrra félaga. Fyrir þetta er ekkert gjald tekið – heldur er keflinu svo vísað áfram.

Stjórnun rekstrarins er með svokölluðum verkefnafundum sem eru 4-6 á ári en þar hittast fulltrúar félaganna á verkfundum – fara yfir hugmyndir og verkefnatillögur og samþykkja þar eða hafna verkefnum.

Í þessum hóp eru núna:

• AFL starfsgreinafélag
• Aldan stéttarfélag
• Efling stéttarfélag
• Eining-Iðja
• Matvís
• Rafiðnaðarsamband Íslands
  • Grafía -stéttarfélag í prent-og miðlunargreinum
  • Félag íslenskra rafvirkja
  • Félag rafeindavirkja
  • Félag rafiðnaðarmanna á Suðurlandi
  • Rafiðnaðarfélag Norðurlands
  • Rafiðnaðarfélag Suðurnesja
  • Skerpa (Félag tæknifólks, Félag íslenzkra símamanna, Félag kvikmyndagerðar manna og Félag sýningar stjóra í kvikmyndahúsum).
  • RSÍ - ung
  • Stéttarfélag Vesturlands
  • Verkalýðsfélagið Hlíf VM – Félag vélstjóra og málmtæknimanna

Í innleiðingu eru:

• Félag verslunar-og skrifstofufólks á Akureyri og nágrenni
• Flugfreyjufélag Íslands
• Sjómannafélag Eyjafjarðar
• Stéttarfélagið Samstaða
• Verkalýðsfélag Akraness
• Verkalýðs-og sjómannafélag Keflavíkur og nágrennis

Notendur eru allir jafnframt hluthafar í félagakerfinu Tótal, nema hvað félögin á Stórhöfða, Rafiðnaðarsambandsfélögin, Matvís og VM eru eigendur í gegnum samstarfsvettvang sinn 2F – Hús fagfélaganna.

Tótal smíðaði þjónustugátt þar sem þjónustuskrifstofa 2F hefur aðgang að félagakerfi allra aðildarfélaga 2F.